Heizkostenabrechnung erstellen und prüfen: Darauf ist zu achten!

Einmal im Jahr landet sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. 2026 lohnt sich ein besonders genauer Blick: Neue Transparenzpflichten, gesetzliche Vorgaben und Preisentwicklungen beeinflussen, wie Heizkosten erfasst, aufgeteilt und nachvollziehbar gemacht werden.

Grundlage bleibt dabei die Heizkostenverordnung. Doch was bedeutet das konkret für Deine Heizkostenabrechnung? Welche Posten solltest Du genauer prüfen? Und worauf kommt es an, wenn im Gebäude eine Wärmepumpe arbeitet? Wir erklären, was jetzt gilt, und geben praktische Tipps, mit denen Du Deine Abrechnung besser verstehen und einschätzen kannst.

Die Heizkostenverordnung verpflichtet Vermieter, bei fernablesbaren Messgeräten die Verbrauchsdaten monatlich zu übermitteln. So können Mieter ihr Heizverhalten zeitnah anpassen und Energie sparen.

Muss ich nachzahlen oder bekomme ich Geld zurück? Diese Frage stellen sich viele zuerst, wenn die Heiz- oder Betriebskostenabrechnung ins Haus kommt. Ein Blick auf die Endsumme gibt zwar schnell eine erste Antwort. Doch ob der Betrag tatsächlich korrekt berechnet wurde, ist damit noch nicht geklärt. Nach Angaben der Verbraucherzentrale ist rund jede dritte Abrechnung fehlerhaft. Gleichzeitig steigt die Komplexität weiter, etwa durch CO₂-Kosten, neue Regeln zur Fernablesung oder den zunehmenden Einsatz von Wärmepumpen.

Auf diese Angaben solltest Du bei der Heizkostenabrechnung achten:

• Ist der Abrechnungszeitraum korrekt? Prüft, ob es keine zeitliche Überschneidung mit der letzten Abrechnung gibt. Außerdem: Standen im Abrechnungszeitraum Wohnungen leer, dürfen die nicht aus dem Verteilerschlüssel herausgenommen werden, um die Kosten auf die anderen Mieter umzulegen.
• Wurden die monatlichen Vorauszahlungen korrekt erfasst? Aufgrund der gestiegenen Energiepreise haben einige Vermieter die Abschläge erhöht, teilweise sogar mehrfach. Deshalb sind die monatlichen Vorauszahlungen besonders sorgfältig zu erfassen bzw. zu prüfen.
• Stehen die Energiemengen des Vorjahres zum Vergleich in der Abrechnung? Bei gravierenden Abweichungen, die sich nicht durch ein geändertes Verbrauchsverhalten erklären lassen, liegt das vielleicht an defekten Messgeräten. Oder es gab bei der manuellen Erfassung vielleicht einen Ablesefehler.
• Sind die Energiebezugskosten korrekt aufgeschlüsselt? Das zu ermitteln, kann bei den sprunghaften Preisveränderungen der vergangenen Monate eine Herausforderung sein. Der Versorger stellt aber auf Anforderung die Daten bereit.
• Wurden die Wartungskosten der Heizung korrekt erfasst? Die „Verordnung zur Sicherung der Energieversorgung durch mittelfristig wirksame Maßnahmen“ (EnSimiMaV) gilt weiterhin für gasbetriebene Anlagen in Mehrfamilienhäusern. Für Wärmepumpen hingegen gelten die Vorgaben der Heizkostenverordnung. Dementsprechend sind Wartungskosten umlagefähig, aber nur anteilig nach Verbrauch.

Das ist neu an der Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung wurde zuletzt zum 1. Oktober 2024 geändert. Neu ist: Auch Gebäude mit Wärmepumpen müssen nun verbrauchsabhängig abrechnen. Bis zum 30. September 2025 mussten Vermieter die Messtechnik nachrüsten. Zudem muss in Mehrfamilienhäusern mit Wärmepumpe auch der Stromverbrauch der Anlage transparent ausgewiesen werden.

Weiterhin sieht die Heizkostenverordnung die Digitalisierung der Messtechnik vor. Sämtliche Geräte zur Verbrauchserfassung von Heizwärme und Warmwasser müssen bis Ende 2026 fernablesbar sein. Sobald solche Geräte installiert sind, muss Dich der Vermieter monatlich über Deinen Energieverbrauch informieren. Die Kosten für diese Verbrauchsinformationen dürfen digital per E-Mail, Portal oder App umgelegt werden.

CO₂– Kosten in der Heizkostenabrechnung bei Wärmepumpen

Seit 2021 wird auf fossile Brennstoffe wie Erdgas, Heizöl oder Kohle ein CO₂-Preis erhoben. Dieser Preis ist Teil des nationalen Emissionshandels. 2025 stieg der Preis im Rahmen des Brennstoffemissionshandelsgesetzes auf 55 Euro pro Tonne CO₂. Ab 2026 wird der Preis nicht mehr staatlich festgelegt, sondern am Markt gebildet – allerdings nur innerhalb einer festgelegten Spanne von bis zu 65 Euro pro Tonne. Ziel ist es, Anreize zu schaffen, Energie effizienter zu nutzen und auf klimafreundliche Heizsysteme umzusteigen.

Nachdem die staatlichen Entlastungen ausgelaufen sind, bleibt Energie sparen das oberste Gebot – insbesondere bei fossilen Brennstoffen. Ideal ist daher der Wechsel zu einer Wärmepumpe.

Bei Öl- und Gasheizungen müssen die CO₂-Kosten in der Heizkostenabrechnung transparent ausgewiesen werden. Sie werden nicht allein von den Mieterinnen und Mietern getragen: Gemäß dem Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten teilen sich Vermieter und Mieter diese Kosten. Wie hoch der jeweilige Anteil ist, hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab, der sich aus dem Energieausweis ergibt. Vereinfacht gesagt: Je schlechter die Dämmung und je höher der Energiebedarf pro Quadratmeter, desto größer ist der Kostenanteil, den der Vermieter übernehmen muss.

Anders ist es bei Gebäuden mit Wärmepumpen. Da hier kein fossiler Brennstoff eingesetzt wird, fällt keine direkte CO₂-Abgabe an. Stattdessen hängen die Betriebskosten vom Strompreis und der Effizienz der Wärmepumpe (Jahresarbeitszahl) ab, also davon, wie viel Wärme die Wärmepumpe aus einer Kilowattstunde Strom erzeugen kann. Indirekt können sich CO₂-Kosten dennoch auswirken, etwa wenn sie den Strompreis beeinflussen.

Für Wärmepumpenbetreiber können sich die Stromkosten dennoch stabilisieren oder sogar reduzieren: Dynamische Stromtarife und der schrittweise Einbau intelligenter Messsysteme (Smart Meter) ermöglichen, den Strom dann zu nutzen, wenn er besonders günstig oder klimafreundlich verfügbar ist. Kombiniert mit einem smarten Energiemanagement können Wärmepumpenbesitzer ihren Stromverbrauch so optimieren.